11 Jan 2019

Comment fonctionne la boîte temporelle et pourquoi elle vous rendra plus productif ?

Comment fonctionne la boîte temporelle et pourquoi elle vous rendra plus productif ?

Il y a cinq ans, j'ai lu le raisonnement de Daniel Markovitz en faveur des agendas pour remplacer les listes de choses à faire. Depuis, ma productivité a au moins doublé.

Les problèmes des listes

Cet article capital (du moins pour moi) décrit cinq problèmes avec la liste des choses à faire. Premièrement, elles nous laissent trop de choix. Deuxièmement, nous sommes naturellement attirés par des tâches plus simples qui sont plus faciles à accomplir. Troisièmement, nous sommes rarement attirés par des tâches importantes mais non urgentes, comme consacrer du temps à l'apprentissage. Quatrièmement, les listes de choses à faire n'ont pas à elles seules le contexte essentiel du temps dont vous disposez. Cinquièmement, il leur manque un moyen de s'engager, pour nous permettre de rester intègres.

C'était assez pour moi. Je suis passé de ma liste de choses à faire que j’utilisais religieusement (plan de travail quotidien) à ce système de calendrier, aussi connu sous le nom de boîte temporelle (un terme emprunté à la gestion de projet agile). Les cinq critiques de Markovitz sur les listes de choses à faire se sont manifestées pour moi. Dans une étude que nous avons menée sur 100 hacks de productivité, la boîte temporelle a été classée comme la plus utile. Et au cours des dernières années, j'ai également découvert plusieurs autres avantages de la boîte temporelle, que j'aimerais partager.

Les avantages de la boîte temporelle

Tout d'abord, la boîte temporelle incorporée dans un calendrier permet le positionnement relatif du travail. Si vous savez qu'une vidéo promotionnelle doit être mise en ligne un mardi et que l'équipe de production a besoin de 72 heures pour travailler sur vos montages, alors vous savez quand placer la boîte temporelle. En fait, vous savez où la placer : c'est visuel, intuitif, évident. Travailler dur et faire de son mieux n'est pas toujours ce qu'il faut ; l'alternative - faire ce qu'il faut faire au bon moment - est un meilleur résultat pour nous tous.

Deuxièmement, cette pratique vous permet de communiquer et de collaborer plus efficacement. Si tout votre travail critique (et peut-être juste tout votre travail, point final) est dans votre calendrier, vos collègues peuvent le voir. Ainsi, non seulement êtes-vous plus susceptible de planifier votre travail en fonction de l'horaire des autres (voir le paragraphe ci-dessus), mais d'autres personnes sont en mesure de vérifier que votre horaire de travail leur convient. Les calendriers partagés (avec les options de confidentialité correspondantes) sont la norme dans le monde de l'entreprise, avec Microsoft et Google en tête.

Troisièmement, cela vous donne un compte rendu complet de ce que vous avez fait. Peut-être que vous arrivez à la fin d'une semaine cinglante et que vous n'êtes même pas sûr de ce que vous avez fait ? C'est dans votre agenda. Ou un examen de performance se profile à l'horizon - quels ont été les hauts et les bas des six derniers mois ? C'est dans votre agenda. Ou encore, vous voulez prendre une heure pour planifier la semaine suivante et vous avez besoin de savoir ce qui se rapproche. C'est dans votre agenda. Assurez-vous simplement d'avoir votre propre version personnelle (c.-à-d. qui n'appartient pas exclusivement à l'employeur) de ces données, sinon un jour elles ne figureront plus dans votre calendrier.

Quatrièmement, vous vous sentirez plus en contrôle. Ceci est particulièrement important parce que le contrôle (la volonté, l'autonomie, etc.) peut être le plus grand facteur de bonheur au travail. Les interruptions constantes nous rendent moins heureux et moins productifs. La Boîte temporelle est la solution à ce problème. Vous décidez quoi faire et quand le faire, bloquez toutes les distractions pour cette période et faites-le. Répétez l'opération. Un contrôle constant et des réalisations démontrables sont extrêmement satisfaisants, voire créent une dépendance. Il ne s'agit pas seulement de productivité (en grande partie externe), mais aussi d'intention (interne, viscérale) et de ce que nous ressentons.

Cinquièmement, vous serez beaucoup plus productif. La loi de Parkinson stipule de façon désinvolte que le travail se prolonge afin de prendre le temps disponible pour son achèvement. Bien que ce ne soit pas vraiment une loi (c'est plutôt une observation ironique), la plupart d'entre nous admettraient qu'il y a une part de vérité (surtout en ce qui concerne les réunions). Un corollaire de cette observation dans la pratique est que nous passons souvent plus de temps sur une tâche qu'il ne le faudrait, influencés par le temps disponible (circonstanciel) plutôt que par la durée réelle du travail (objectif). La discipline de la boîte temporelle nous libère de la loi de Parkinson en imposant un temps raisonnable et fini pour une tâche et en s'y tenant. Bien qu'il soit difficile de quantifier avec précision les avantages d'une quelconque mesure de gestion du temps ou de productivité, c'est clairement énorme. Prenons un exemple banal : prenez-vous habituellement deux heures (cumulativement, souvent réparties sur plusieurs sessions) pour accomplir une tâche qui aurait vraiment pu être accomplie en une seule heure planifiée ? Si la réponse est oui, alors votre productivité personnelle pourrait être le double de ce qu'elle est actuellement.


Les avantages de la boîte temporelle planifiée sont nombreux, divers et très efficaces. Cette pratique améliore la façon dont nous nous sentons (contrôle), ce que nous réalisons en tant qu'individus (productivité personnelle) et ce que nous réalisons dans les équipes dans lesquelles nous travaillons (collaboration accrue). C'est peut-être la compétence ou la pratique la plus importante que vous puissiez développer en tant que professionnel moderne, car cela vous donne tellement de temps pour accomplir autre chose. C'est aussi simple à appliquer et gratuit. Prenez le temps d'implémenter une version qui vous convient.